Protection de la vie privée et accessibilité

Protection de la vie privée et accessibilité

Protection de votre vie privée

Services de Répit Familial s'engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. Notre politique de confidentialité précise comment nous utilisons vos renseignements personnels sur notre site Internet.

Le traitement de vos renseignements personnels par Services de Répit Familial est soumis à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Nous nous engageons à respecter votre vie privée si vous recherchez des renseignements.

Normes en matière d'accessibilité

Services de Répit Familial a mis sur pied sa politique sur l'accessibilité aux termes de La Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario de 2005 (LAPHO). La première norme spécifique porte sur la question de l'accessibilité des services pour les clients. Services de Répit Familial offre des services de répit aux familles qui ont un enfant avec un handicap physique ou un trouble du développement. En remplissant sa mission, SRF s'efforce de fournir des services dans le respect de la dignité et de l'autonomie des personnes handicapées. SRF s'engage également à offrir à ces personnes la chance d'obtenir les mêmes services que les autres clients, au même endroit et selon la même formule qu'eux.

Services de Répit Familial s'engage à rendre ce site Internet aussi accessible que possible. SRF est présentement au niveau AA de la norme WCAG 2.0 et s'engage à être accessible à 110 %.

Politique no 33 : Normes d'accessibilité au programme pour les clients

Date : 19 septembre 2011

Énoncé de la politique

Services de Répit Familial a mis sur pied sa politique sur l'accessibilité aux termes de la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario de 2005 (LAPHO). La première norme spécifique porte sur la question de l'accessibilité des services pour les clients. Services de Répit Familial offre des services de répit aux familles qui ont un enfant avec un handicap physique ou un trouble du développement. En remplissant sa mission, SRF s'efforce de fournir des services dans le respect de la dignité et de l'autonomie des personnes handicapées. SRF s'engage également à offrir à ces personnes la chance d'obtenir les mêmes services que les autres clients, au même endroit et selon la même formule qu'eux.

Procédures et usages

Services de Répit Familial s'efforcera de faire en sorte que les services de l'agence soient fournis de façon à respecter la dignité et l'autonomie des personnes handicapées. Pour y parvenir :

  • SRF échangera avec les personnes handicapées dans le respect de leur invalidité.
  • SRF s'engagera à offrir un service téléphonique entièrement accessible à ses clients, en formant du personnel capable de parler au téléphone de façon claire, avec des mots simples et en s'exprimant lentement.
  • SRF pourra communiquer avec les clients par courriel ou par ATS si les échanges par téléphone ne répondent pas à leurs besoins ou s'ils sont impossibles.
  • SRF s'assurera que ses employés soient formés et qu'ils soient à l'aise avec les divers appareils fonctionnels qui risquent d'être utilisés par les clients avec un handicap lorsqu'ils utilisent les services. La formation sera spécialisée pour chaque service et elle servira aussi à vérifier que les employés savent utiliser l'équipement à l'endroit où ils donnent des services, ce qui comprend le lève-personne, le système d'ancrage d'un fauteuil roulant, les véhicules adaptés pour les personnes handicapées et les ascenseurs. SRF travaillera avec l'enfant et sa famille pour s'assurer qu'il y a un consensus à propos du matériel spécialisé et des outils de communication nécessaires pour que chaque enfant puisse participer pleinement aux programmes.
  • Si un enfant a besoin d'un animal d'assistance, SRF travaillera avec la famille pour s'assurer qu'un plan complet soit élaboré afin d'assurer la sécurité des autres lorsque l'enfant a recours à l'animal.
  • Les factures, les feuilles de temps et les autres documents relatifs au paiement seront fournis dans les formats suivants, sur demande : document avec écriture en gros caractères, copie imprimée ou courriel. Nous répondrons à toutes les questions relatives au contenu des factures, de tout autre document à propos des services rendus ou de tout autre document sur les frais de services en personne, par téléphone ou par courriel.

Avis d'interruption temporaire

Services de Répit Familial préviendra les clients en cas d'interruption des services utilisés par les personnes handicapées, dans ses installations ou ailleurs, qu'elle soit prévue ou non. L'avis inclura des renseignements à propos de la raison de l'interruption, de la durée prévue de cette dernière et des autres services ou installations qui sont disponibles. Le type d'avis dépendra du service qui sera interrompu, mais il pourra être émis par téléphone, par une publication sur le site Internet de l'agence ou il pourra être affiché sur la porte d'entrée publique et le comptoir d'accueil du bureau principal du SRF.

Formation pour les employés

Services de Répit Familial offrira une formation à tous ses employés, à ses bénévoles et aux autres personnes en interaction avec les clients ou avec les tiers qui représentent ces derniers, mais aussi à ceux qui sont impliqués dans le développement et dans l'autorisation des politiques de service aux clients, des usages et des procédures. Les personnes qui occupent les postes suivants recevront une formation : les employés qui ont des tâches de réception, les coordonnateurs familiaux et les gérants. Cette formation sera offerte lors des 30 premiers jours suivant l'embauche.

La formation inclura :

  • L'application de la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario de 2005 et les dispositions de la norme sur les services aux clients.
  • Comment interagir et communiquer avec les différentes personnes qui ont un handicap et qui utilisent des appareils fonctionnels ou qui ont recours à un animal de service ou à une personne de soutien.
  • Comment utiliser l'ATS et le lève-fauteuil (lorsque cela s'applique), par exemple, qui sont disponibles sur les lieux et qui peuvent contribuer à fournir des services aux personnes handicapées.
  • Quoi faire si une personne handicapée a du mal à obtenir les services de Services répit aux familles.
  • Les politiques, usages et procédures en lien avec les normes de service au client de Services répit aux familles.
  • Les employés à qui cela s'applique seront formés à propos des politiques, usages et procédures qui concernent la façon dont les services sont fournis aux personnes handicapées. Le personnel sera également formé régulièrement lorsqu'il y aura des changements effectués aux politiques, usages et procédures.

Processus de rétroaction

SRF a l'intention de fournir ses services en respectant la dignité et l'autonomie des personnes handicapées. Les commentaires qui concernent le degré d'atteinte de ces objectifs sont les bienvenus et sont appréciés. SRF apposera une affiche, dans un endroit visible, avec une déclaration de son intention de fournir des services accessibles et avec une invitation à donner une rétroaction à propos de ses efforts. Les commentaires à propos des services fournis par SRF aux personnes handicapées peuvent être transmis par téléphone ou par courriel à la directrice générale ou à n'importe quel gérant. Les commentaires seront transmis à la directrice générale. Les clients peuvent s'attendre à recevoir une réponse dans les cinq (5) jours ouvrables. Les plaintes seront traitées selon la procédure pour les plaintes établie par l'agence.

Changements apportés à cette politique ou aux autres

SRF s'engage à élaborer des politiques pour les clients qui respectent et favorisent le sentiment de dignité et l'autonomie des personnes handicapées. Toute politique du SRF qui ne respecte pas ou qui n'encourage pas le sentiment de dignité ou l'autonomie des personnes handicapées sera modifiée ou abandonnée. Toute question à propos de cette politique peut être formulée à la directrice générale.

Avis à être affiché pour le processus de rétroaction (à afficher dans un endroit bien visible).

Services de Répit Familial s'engage à améliorer l'accessibilité à ses services pour les personnes handicapées. SRF aimerait entendre vos commentaires, questions et suggestions à propos de ses services offerts aux personnes handicapées.

Veuillez faire part de vos commentaires à Catharine Shanahan :

3295, Quality Way, unité 101

Windsor, ON N8T 3R9

Téléphone : 519-972-9688 poste 132

Courriel : cshanahan@familyrespite.org

Veuillez mentionner à SRF si vous souhaitez recevoir une copie de sa politique sur le service aux clients.

Le respect de la vie privée, c’est important
Au sein de Services de Répit Familial, nous respectons et protégeons la vie privée de ceux et celles qui contribuent à notre agence (p. ex. clients, sources de références, donateurs, membres du personnel, membres du conseil, bénévoles, étudiants, consultants et candidats à l’emploi). Nous souscrivons pleinement à satisfaire les normes et étiques les plus élevées en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de sécurité des renseignements personnels,* et nous nous efforçons de nous assurer que nos politiques sont conformes à, et excèdent, les normes sur la vie privée telles que mises en place par les dispositions législatives, les normes et les directives incluant la Loi 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé et la Loi sur les services à l’enfance et à la famille, 1990 (telle qu’amendée).

Cet énoncé fournit de l’information générale sur nos politiques et procédures à l’égard de la collecte, l’utilisation, la divulgation et la mise à jour des renseignements et les demandes de correction à apporter aux renseignements.* Il fournit aussi de l’information en ce qui a trait à l’accès aux renseignements personnels et à la demande de correction des renseignements consignés.

*À part quelques exceptions désignées par la législation, l’expression « renseignements personnels » dans cet énoncé est utilisée dans le sens large pour se reporter à des renseignements pouvant servir à distinguer, identifier ou contacter une personne en particulier.

Les renseignements que nous recueillons

Le type de renseignements personnels que nous recueillons dépend des personnes concernées et de la nature de leur relation avec Services de Répit Familial.

En ce qui concerne les clients (enfants et leur famille), les renseignements personnels peuvent inclure le prénom et le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance et des renseignements personnels/sur la famille liés â la prestation de services. Du point de vue de la loi, et conformément aux normes professionnelles, nous sommes dans l’obligation de conserver un record de la prestation de nos services à l’intention de nos clients et de nos contacts avec ces derniers.

Le dossier du client inclut :

§  Renseignements liés à la référence

§  Renseignements que la famille nous a fournis ou nous a autorisé à obtenir

§  Plans auxiliaires pour la famille/l’enfant

§  Formulaires de consentement

§  Notes sur les contacts

§  Rapport récapitulatif sur l’évolution du cas

§  Correspondance liée au service que nous avons envoyée ou reçue

L’enregistrement physique des données est maintenu par notre agence; toutefois, tel que discuté plus avant, les clients ont des droits en ce qui concerne l’accès aux renseignements et à la divulgation des renseignements.

Pour les sources de références (c.-à-d. venant de personnes qui communiquent avec notre agence pour adresser des références au nom des enfants ou de leur famille), nous recueillons des renseignements personnels pouvant inclure nom, adresse, numéro de téléphone et désignations liées à l’emploi. Ces renseignements sont recueillis dans le but d’identifier la famille des enfants et de communiquer avec cette dernière.

Pour les donateurs, nous recueillons des renseignements personnels pouvant inclure le nom et l’adresse. Ces renseignements sont collectés pour accuser la bonne réception des dons et à des fins comptables.

Pour le personnel, les membres du conseil, les bénévoles, les étudiants, les consultants et les candidats à l’emploi, nous recueillons des renseignements personnels pouvant inclure le nom, l’adresse, le curriculum vitae, la preuve de l’autorisation/de la formation professionnelle et la vérification du casier judiciaire.

Les renseignements personnels sont obtenus directement de la personne impliquée avec Services de Relève aux Familles (ou de la personne qui est légalement autorisée à donner, retenir ou retirer le consentement au nom de la personne) sauf :

§  Lorsque la personne a donné son consentement en ce qui concerne l’accès aux renseignements par une autre partie (p. ex. rapports d’autres fournisseurs de services, centres de service à la petite enfance, écoles, etc.).

§  Lorsque la loi le requiert ou nous permet de collecter des renseignements sans le consentement (p. ex. en situations d’urgence, lorsque l’information est essentielle à la prévention de danger potentiel).

Que les renseignements soient recueillis directement ou par le biais d’une tierce personne, nous ne recueillons que les renseignements que nous croyons raisonnablement essentiels aux fins prévues.

Comment nous utilisons les renseignements

Notre utilisation des renseignements personnels varie selon les personnes concernées et la nature de leur relation avec Services de Répit Familial, Par exemple :

Les renseignements personnels afférents aux clients et à leurs sources de références peuvent servir :

§  À fournir les services appropriés conformément à la demande.

§  À maintenir le contact à des fins liées aux services ou aux fins de consentement.

§  À réagir rapidement en cas de danger potentiel (p. ex. demande de contacts en cas d’urgence).

§  Aux fins d’assurance de la qualité (p. ex. pour nous permettre d’évaluer l’efficacité de nos services et de les améliorer, le cas échéant).

§  À satisfaire aux exigences légales et réglementaires.

Pour le personnel, les membres du conseil, bénévoles, étudiants, consultants et candidats à l’emploi, nous recueillons des renseignements personnels pouvant inclure le nom, l’adresse, le curriculum vitae, la preuve de l’autorisation/de la formation professionnelle et la vérification du casier judiciaire.

Les renseignements personnels sont obtenus directement de la personne concernée par Services de Relève aux Familles (ou de la personne qui est légalement autorisée à donner, retenir ou retirer le consentement au nom de la personne) sauf :

§  Lorsque la personne a donné son consentement en ce qui concerne l’accès aux renseignements d’une autre partie (p. ex. rapports d’autres fournisseurs de services, centres de service à la petite enfance, écoles, etc.).

§  Lorsque la loi le requiert ou nous permet de collecter des renseignements sans le consentement (p. ex. en situations d’urgence, lorsque l’information est essentielle à la prévention de danger potentiel).

Que les renseignements soient recueillis directement ou par le biais d’une tierce personne, nous ne recueillons que les renseignements que nous croyons raisonnablement essentiels aux fins prévues.

Comment nous utilisons les renseignements

Notre utilisation des renseignements personnels varie selon les personnes concernées et la nature de leur relation avec Services de Répit Familial, Par exemple :

Les renseignements personnels afférents aux clients et à leurs sources de références peuvent servir :

§  À fournir les services appropriés conformément à la demande.

§  À maintenir le contact à des fins liées aux services ou aux fins de consentement.

§  À réagir rapidement en cas de danger potentiel (p. ex. demande de contacts en cas d’urgence).

§  Aux fins d’assurance de la qualité (p. ex. pour nous permettre d’évaluer l’efficacité de nos services et de les améliorer, le cas échéant).

§  À satisfaire aux exigences légales et réglementaires.

§  À informer les personnes des événements et activités à venir et des services susceptibles de les intéresser.

§  Aux fins de recherche*

Les renseignements personnels afférents aux donateurs peuvent servir :

§  À émettre des reçus d’impôt pour activités de bienfaisance.

§  À informer les personnes des événements et activités à venir et des services susceptibles de les intéresser.

§  À les informer des collectes de fond à venir.

§  À satisfaire aux exigences légales et réglementaires.

Les renseignements personnels concernant le personnel, les membres du conseil, consultants, bénévoles, étudiants et candidats à l’emploi, peuvent servir :

§  Dans le cours normal de la conduite des activités de Service de Répit Familial

§  Dans le cours normal de la conduite des activités liées aux pratiques entrepreneuriales de Service de Répit Familial

§  À satisfaire aux exigences légales et réglementaires

§  Aux fins de recherche*

*Les renseignements globaux ou anonymes qui ne seront pas liés aux personnes identifiées peuvent être utilisés aux fins de recherche et d’évaluation de programme ainsi qu’aux fins de formation et de perfectionnement professionnel de nos stagiaires et de notre personnel. Dans le cas d’initiatives de recherche spécifiques qui exigent la participation directes des personnes ou l’identification de l’information, nous devons nous conformer à des politiques de recherche et nous obtiendrons le consentement éclairé tel que requis. Les personnes qui décident qu’elles ne veulent pas participer à une recherche requérant leur consentement sont libres de décliner la proposition sans impact sur leur relation avec notre organisme.

Services de Répit Familial n’utilise pas les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis à l’origine sans consentement; de plus, notre organisme n’utilise que les renseignements raisonnablement essentiels à des fins précises.

Les renseignements personnels confiés à Service de Répit Familial ne sont accessibles qu’aux membres du personnel selon le « principe d’accès sélectif ». Par exemple, cela signifie que les membres du personnel au sein du service des ressources humaines n’ont accès qu’aux renseignements requis à l’exercice de leurs fonctions. Ils n’ont pas accès à d’autres renseignements.

 

Comment nous utilisons les renseignements

Renseignements personnels concernant les clients et leurs sources de références

§  À part quelques exceptions, nous ne partageons pas les renseignements personnels de nos clients et de leurs sources de références* avec quiconque à l’extérieur de Service de Relève aux Familles sans obtenir le consentement de la personne à laquelle les renseignements sont liés (ou le consentement d’une autre personne qui est légalement autorisée à donner, retenir ou retirer le consentement au nom de cette personne [p. ex. un parent, à part certaines exceptions]).

§  Nos démarches pour obtenir le consentement de divulgation des renseignements personnels des clients sont conformes aux règlements légaux et professionnels. Le processus d’obtention du consentement approprié de partage des renseignements personnels des clients inclut généralement leur conscience de notre intention et leur consentement en matière de :

§  La nature des renseignements personnels à être divulgués

§  La façon dont les renseignements personnels seront divulgués

§  L’objectif de la divulgation

§  La personne ou l’entité à qui seront divulgués les renseignements personnels

§  La durée de temps pendant laquelle les renseignements personnels seront divulgués

§  Les avantages et risques anticipés de la divulgation

§  Les exceptions au processus de consentement type s’appliquent uniquement tel que requis ou permis par la loi et les normes éthiques, nommément :

§  En situation où il y a soupçon de négligence ou d’abus

§  En situation de tort/trouble imminent (p. ex. s’il existe un risque net et imminent de sévices physiques graves à une personne, incluant la possibilité d’automutilation)

§  Le signalement obligatoire d’un professionnel de la santé habilité d’un autre professionnel de la santé ayant abusé sexuellement un client

§  Dans le contexte de procédures légales (p. ex. afin de se conformer aux sommations ou ordonnances émises par une personne ayant juridiction pour exiger la divulgation)

§  Pour se conformer aux exigences de nos agents d’accréditation et organismes de réglementation professionnels

§  Dans le processus d’une consultation avec nos agents (p. ex. conseiller juridique)

§  À des chercheurs, conformément aux dispositions législatives et politiques particulières**

§  Les exceptions ci-dessus sont identifiées comme « limites à la confidentialité »; si d’autres limites à la confidentialité sont considérées comme pertinentes à une situation particulière, nous les déterminerons et en discuterons avec les clients au moment opportun.

 

Renseignements personnels concernant les donneurs :

§  Nous ne louons pas,  ne vendons pas ou n’échangeons pas les listes de donneurs et, typiquement, nous ne divulguons pas de renseignements personnels sur nos donneurs sans obtenir le consentement de la personne à laquelle les renseignements sont liés (ou le consentement d’une autre personne qui est légalement autorisée à donner, retenir ou retirer le consentement au nom de cette personne).

§  Dans le cas des donneurs, les exceptions au processus de consentement type s’appliquent uniquement tel que requis ou permis par la loi et les normes éthiques, nommément :

§  Dans le contexte d’une procédure légale (p. ex. afin de se conformer à une sommation, ordonnance ou requête similaire émise par une personne ayant juridiction pour exiger la divulgation)

§  Pour se conformer aux exigences des vérificateurs

 

Renseignements personnels concernant le personnel, les membres du conseil, consultants, bénévoles, étudiants et candidats à l’emploi :

§  À part quelques exceptions, nous ne divulguons pas de renseignements personnels concernant notre personnel sans le consentement de la personne (ou le consentement d’une autre personne qui est légalement autorisée à donner, retenir ou retirer le consentement au nom de cette personne) sauf si requis dans le cours normal de la conduite des activités  (p. ex. aux agents de l’organisme, tels que les fournisseurs d’assurance collective).

§  Les exceptions aux procédures de consentement types s’appliquent uniquement tel que requis ou permis par la loi, nommément :

§  En situations où il y a soupçon de négligence ou d’abus ou de tort/trouble imminent (p. ex. s’il existe un risque net et imminent de sévices physiques graves à une personne, incluant la possibilité d’automutilation)

§  Le signalement obligatoire d’un professionnel de la santé habilité ayant abusé sexuellement un client

§  Dans le contexte de procédures légales (p.ex. afin de se conformer à une sommation ou ordonnance émise par une personne ayant juridiction pour exiger la divulgation)

§  Pour se conformer aux exigences des organismes de réglementation professionnels

§  Dans le processus d’une consultation avec nos agents (p. ex. conseiller juridique)

§  Tel que requis par la Loi sur la santé et sécurité au travail

§  À des chercheurs, conformément aux dispositions législatives et politiques particulières**

§  Les exceptions ci-dessus sont identifiées comme « limites à la confidentialité »; si d’autres limites à la confidentialité sont considérées comme pertinentes à une situation particulière, nous les déterminerons et en discuterons avec les clients au moment opportun.

 

*Typiquement, la nature de l’information fournie à notre agence par les sources de références inclut des renseignements personnels (p. ex. le nom, le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone, et les désignations liées à l’emploi). Toutefois, cette information, règle générale, ne couvre pas les renseignements médicaux personnels. Les renseignements en ce qui concerne les références, incluant la source de référence, les coordonnées et la raison de la référence seront inclus dans les dossiers clients et peuvent faire partie du matériel mis à la disposition de tierces  parties.

 

**Les renseignements globaux ou anonymes qui ne seront pas liés aux personnes identifiées peuvent être partagés aux fins de recherche et d’évaluation de programme. Dans le cas d’initiatives de recherche spécifiques qui exigent la participation directe des personnes ou l’identification de la source d’information, nous devons nous conformer à des politiques de recherche et nous obtiendrons le consentement éclairé tel que requis. Les personnes qui décident qu’elles ne veulent pas participer à une recherche requérant leur consentement sont libres de décliner la proposition sans impact sur leur relation avec notre organisme.

Les personnes avec lesquelles les renseignements personnels sont partagés ne peuvent pas utiliser ou divulguer ces renseignements pour tout motif que ce soit autre que la raison pour laquelle il y a eu partage initial sauf tel que requis ou permis par la loi.

 

Mesures de protection et de contrôle de la sécurité

Le personnel et les agents de Services de Répit Familial ainsi que les organismes de réglementation professionnels, sont liés par un accord de confidentialité en ce qui concerne les renseignements personnels obtenus dans le cours de leur travail au sein de notre organisme. Cette règle entre en vigueur dès le moment initial du début de leur participation à notre organisme et se poursuit indéfiniment après leur départ.

Services de Répit Familial ne permet pas que des dossiers identifiables auxquels on accède pour des raisons externes (p. ex. vérification, homologation, à des fins de recherche) soient retirés de ses locaux sauf si requis par la loi.

Le personnel de Services de Répit Familial est formé en matière de respect de la vie privée et de confidentialité. Il est également formé en ce qui concerne les politiques et procédures liées à la vie privée propres à notre organisme, incluant les mesures préventives pour éviter la perte des dossiers et l’accès non autorisé.

Un membre du personnel qui connait personnellement un client doit en informer l’organisme et se retirer de l’accès au dossier de ce client à moins d’une urgence ou que le client ai donné son consentement express à l’accès.

Les renseignements personnels peuvent être conservés sous support papier et/ou sous forme électronique. Tous les renseignements sont protégés par des mesures de sécurité physiques et électroniques appropriées à la nature des renseignements et sont accessibles uniquement au personnel autorisé. Dans le cas où des renseignements personnels sont volés, perdus ou consultés de façon inappropriée, la personne concernée par ces renseignements (ou la personne qui est légalement autorisée à donner, retenir ou retirer  le consentement au nom de la personne) en sera informée.
 

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous maintenons les renseignements personnels dans des fichiers ou systèmes actifs aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux raisons pour lesquelles ils ont été compilés, tel que prévu par la loi ou la politique de l’organisme, ou, lorsqu’applicable, pendant le statut approprié des délais de prescription extinctive (c.-à-d. les dossiers clients sont, règle générale, conservés pour une durée de 30 ans après l’autorisation de sortie). Les dossiers des clients et du personnel sont conservés dans un entrepôt sécurisé et détruits de façon sécuritaire.
 

Accès aux renseignements personnels

Les personnes (ou les personnes qui sont légalement autorisées à donner, retenir ou retirer  le consentement au nom des personnes) ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels (ou à ceux de leur enfant) en possession de Services de Relève aux Familles et d’en obtenir des photocopies, et de vérifier ou corriger ces renseignements (voyez « Exactitude des renseignements personnels »). Tel que prévu par la loi et les exigences réglementaires, il existe de rares exceptions à ce règlement et aux politiques et procédures spécifiques en ce qui concerne ces dispositions telles qu’établies au sein de Services de Répit Familial. Les exceptions peuvent inclure :

§  Restrictions légales à l’accès par des parents et gardiens au dossier personnel de l’enfant; si c’est le cas dans une situation donnée, nous fournirons des renseignements supplémentaires.

§  Accès aux renseignements confidentiels sur une personne autre que la personne (ou l’enfant de la personne) qui demande l’accès, l’accès à des données brutes d’évaluations psychologiques, à de l’information fournie en toute confidentialité par une tierce personne, et à de l’information susceptible de causer un tort grave au traitement d’une personne ou à son rétablissement ou des lésions corporelles grave à quelqu’un.

Les personnes peuvent demander l’accès à, ou des copies de, leurs renseignements personnels en tout temps en communiquant avec l’agent de la protection de la vie privée de Services de Relève aux Familles au 519-972-9688. Les clients qui participent présentement à notre programme peuvent parler à leur coordonnateur familial en ce qui a trait aux demandes d’accès à leurs renseignements personnels.

SRF peut charger des frais raisonnables pour couvrir le coût des photocopies; dans le cas où ces frais s’appliquent, nous en discuterons avant de procéder à la photocopie à l’intention du client.
 

Exactitude des renseignements personnels

Les politiques et procédures mises en place par Services de Répit Familial assurent que l’enregistrement des renseignements personnels est complet et maintenu promptement, avec rigueur et intégrité. Nous encourageons les personnes à nous informer de toute modification apportée à leurs renseignements personnels pertinente à leur relation avec notre organisme; nous nous empresserons de réagir et d’apporter les correctifs lorsqu’on nous informe que nos dossiers sont inexacts ou incomplets. Au moment de la demande, les dossiers seront corrigés ou un énoncé de désaccord y sera joint. Selon les circonstances (p. ex. à la demande d’une personne), les avis de modifications ou d’ajouts peuvent être acheminés aux personnes avec lesquelles les renseignements sont, ou ont été, partagés.

Examen des politiques ou modifications

Services de Répit Familial révise ses politiques et procédures de façon continue et peut les amender de temps à autre. Si ces modifications affectent significativement la façon dont nous utilisons, maintenons ou dévoilons les renseignements personnels précédemment collectés, nous en informerons les personnes concernées si besoin est.

 

Vous avez le droit de fournir,  retirer* ou refuser votre consentement

Les clients et leurs sources de références ont le droit de retenir ou de retirer* leur consentement qui permettait à Services de Répit Familial de collecter, d’utiliser ou de divulguer leurs renseignements personnels dans des situations où le consentement est requis. Dans de telles circonstances, il est possible que nous n’ayons pas suffisamment de renseignements pour fournir les services aux clients. De plus, si les clients nous imposent des restrictions en ce qui concerne le partage de leurs renseignements personnels avec un autre fournisseur de services de santé et que, selon notre opinion, ces renseignements sont raisonnablement nécessaires à la prestation de services appropriés, la loi nous oblige à informer ce fournisseur que le consentement à la divulgation de l’information requise nous a été retiré.
Dans le cas où le personnel, les membres du conseil, consultants, bénévoles, étudiants ou candidats à l’embauche choisissent de ne pas fournir ou de retirer* leur consentement à collecter, utiliser ou dévoiler des renseignements personnels, Services de Relève aux Familles peut ne pas être en position d’embaucher ou de placer les personnes ou de procéder au cours normal de ses activités (p. ex. fournir les prestations de services aux personnes).
*Veuillez noter que les retraits de consentement ne sont pas rétroactifs; par exemple, lorsqu’un accès à l’information a été permis selon le consentement, Services de Relève aux Familles n’est pas requis de retirer l’information qui a été divulguée.

Questions/Préoccupations

Services de Répit Familial reconnait que certaines personnes peuvent se poser des questions ou avoir des préoccupations en ce qui concerne le caractère confidentiel de notre organisme (p. ex. en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la sécurité et la divulgation des renseignements personnels). Nous avons nommé un agent de la protection de la vie privée pour nous assurer d’être en conformité avec les lois de l’Ontario (ainsi qu’avec les règlementations professionnelles et les normes éthiques); son rôle est de fournir des renseignements sur nos pratiques, et de recevoir les plaintes et d’y réagir. Veuillez communiquer avec :

Agent de la protection de la vie privée
Services de Répit Familial
3295 Quality Way
Windsor, ON N9T 3R9
Tél. : 519- 972-9688
Courriel : privacyofficer@familyrespite.org


En plus de communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée, vous pouvez obtenir plus d’information sur les lois et réglementations qui s’appliquent aux renseignements personnels en Ontario en consultant les sites Web de Ontario Ministry of Health and Long Term Care (http://www.health.gov.on.ca/) et du Commissionnaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario (http://www.ipc.on.ca/).

 

Pour vous prévaloir de votre droit à communiquer avec le Commissionnaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario au sujet du traitement de vos renseignements personnels par  Services de Relève aux Familles (p. ex. dans le cas d’un problème que vous n’avez pas pu résoudre directement avec nous), veuillez communiquer avec :

Commissionnaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario
80 Bloor Street Ouest, bureau 1700
Toronto, ON M5S 2V1
Tél. : 416-326-3333
Courriel : commissioner@ipc.on

 

Déclaration d’énoncé de confidentialité

Veuillez noter que l’énoncé de confidentialité ne fournit que de l’information générale. Tel que noté dans l’ensemble de ce document, il peut exister des exceptions (p. ex. obligation légale ou permission) qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par notre organisme, ou l’accès aux renseignements personnels qui n’ont pas été décrites et exposées dans ce document.
 

Toggle collapsible region